Quels sont les avantages d'un secrétariat téléphonique externalisé ?
Généralement, lorsqu’on parle de secrétariat, on en déduit toujours que la réalisation de cette tâche est en interne. Cependant, avec l’avancée des différentes technologies de communication, les entreprises peuvent maintenant confier ce travail à un prestataire externe. Voici quelques bonnes raisons qui justifient l’efficacité de l’externalisation du poste de secrétaire téléphonique.
Pour profiter d’un service de qualité en matière de secrétariat
L’accueil téléphonique est très important dans la vie d’une entreprise, car il reflète l’image ainsi que la crédibilité de celle-ci auprès des clients, des fournisseurs et des partenaires. Même si vous pouvez très bien gérer en interne votre accueil téléphonique, en utilisant une plateforme adéquate, il serait tout de même judicieux de faire appel à une société tierce.
En optant pour un secrétariat téléphonique externalisé, vous aurez l’occasion de bénéficier d’un service de qualité. Vu que les appels téléphoniques nécessitent quelques compétences, vous serez ravi de savoir que les téléopérateurs travaillant dans ces agences sont compétents.
Avec les formations qu’ils ont reçues, ils sont en mesure d’assurer, comme il se doit, l’accueil téléphonique de votre entreprise. De plus, ils feront tout pour s’investir à 100 % afin d’assurer un bon traitement de tous vos appels.
Afin de mieux se focaliser sur les tâches internes
Les tâches chronophages, comme l’accueil téléphonique peut très bien être confié à une agence tierce. En optant pour cette solution à distance, les dirigeants pourront se focaliser sur les besoins de leurs collaborateurs en interne et de se consacrer au développement de leurs activités.
En effet, si une entreprise décide d’opter pour l’externalisation, elle pourra se concentrer sur les tâches contribuant à augmenter son chiffre d’affaires. Vous devez savoir que gérer les appels entrants est un travail qui nécessite beaucoup de temps et à moins d’en avoir, le déléguer est une excellente idée. Sinon, votre assistant en interne devra se caler quant à son agenda, ce qui pourrait affecter sa productivité.
Pour faire des économies considérables
Choisir d’externaliser son accueil téléphonique, vous permettra non seulement de gagner beaucoup de temps, mais également de réaliser des économies. Cette prestation aura un impact vraiment positif sur le budget de votre société. De plus, les entreprises externes vous proposeront des tarifs qui sont à la fois fixes, mais également clairs.
Cela vous permettra d’éviter les imprévus en matière de surcoût. Si auparavant vous aviez géré cette tâche en interne, vous pourrez très vite noter la différence par rapport aux dépenses dont vous vous acquitterez. En effet, en organisant cela en interne, vous devez prendre en charge les tarifs fixes mensuels, les matériels informatiques, l’organisation des locaux, etc.
Choisir un prestataire compétent
Il est vrai que les avantages de l’ externalisation de la mission de secrétariat de votre entreprise sont nombreux. Cependant, avant de vous lancer dans cette voie, il est tout de même important de choisir comme il se doit le prestataire avec qui vous travaillerez. Donc, lorsque vous recevez une offre d’externalisation, il convient de bien lire les conditions de vente et de bien analyser le devis du prestataire.
Si vous voulez être sûr de bien choisir ce dernier, il faut que vous fassiez quelques tests, comme demander aux agents du sous-traitant de vous faire une petite démonstration de leurs compétences. Si vous sentez que vous faites face à un débutant, n’ayez pas peur de refuser la proposition.
